¿Qué es la protocolización de un documento?
La protocolización notarial es uno de los actos que pueden hacer los notarios públicos, consistentes en incorporar en un registro notarial llamado “Protocolo”, un documento que una persona cualquiera le haya solicitado conservar.
La protocolización tiene distintos efectos jurídicos.
- El primero es el dar fe de la existencia de un documento y de su contenido, esto es permite acreditar la integridad del mismo, en el caso que sea modificado.
- En segundo lugar, permite dar fecha cierta al documento, esto es acreditar que existía a la fecha de su protocolización.
¿Cuáles son las ventajas de protocolizar un documento?
El protocolizar un documento tiene distintos beneficios, en comparación por ejemplo con una copia autorizada notarial de un documento:
- El documento es incluido en un registro público y por lo tanto queda accesible para cualquier persona que desee consultarlo. El protocolo notarial es el archivo fundamental del notario, que se forma con todas las escrituras que se otorguen ante él, con las actuaciones y documentos que se insertan en el mismo.
- El original del documento protocolizado es conservado por el notario, luego por el Archivero Judicial y finalmente por el Archivero Nacional. De esta manera se garantiza la conservación del documento, a cargo de un funcionario público, o de un auxiliar de la administración de justicia (categoría a la cual pertenecen notarios y archiveros judiciales).
- Cualquiera puede solicitar copia del documento protocolizado, lo que permite obtener copias notariales sin que se haya conservado el original. De esta manera quien pidió la protocolización de un documento, puede acceder a él en cualquier momento, sin necesidad de conservarlo. Este trámite tiene un costo.
- Por otra parte, el documento protocolizado puede ser consultado en forma gratuita por cualquier persona. Esta consulta no tiene costo. El primer año la consulta debe ser realizada en la notaría en que se protocolizó. A partir del segundo año debe ser consultado en el Archivo Judicial, donde permanecen los registros hasta ser transferidos al Archivo Nacional.
Artículo realizado por: Flavio Tapia Director Ejecutivo de MuySimple.cl
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