Respuesta resumida:

La Ley N°21.180 incorporó el soporte y tramitación electrónica en los procedimientos administrativos del Estado y la gestión documental.

Respuesta detallada:

La firma electrónica es válida legalmente en el ámbito público, es decir, tanto ante organismos de la administración pública y municipalidades, ya que la Ley N°21.180 que incorporó el soporte y tramitación electrónica en los procedimientos administrativos del Estado y la gestión documental, le reconoce validez a este tipo de firma en este ámbito.

Según lo señalan los antecedentes de esta Ley, su implementación se realizará gradualmente, indicándose que la materialización de los procedimientos o materias de los distintos órganos de la administración del Estado sujetos a ella, no podrá extenderse por más de 5 años desde su publicación en el Diario Oficial, es decir, hasta el año 2024.

Entre otros aspectos, la referida ley modificó la Ley N°19.880 que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado, estableciendo que todo procedimiento administrativo de los servicios públicos debe realizarse a través de procedimientos electrónicos mantenidos por cada entidad pública en un expediente electrónico y sólo en casos excepcionales, podrán efectuarse procedimientos en medios físicos.  Esto implica, en la práctica, que las comunicaciones que se realicen entre órganos de la administración del Estado deberán realizarse a través de medios electrónicos, remitiéndose copias electrónicas de éstas a los interesados en el procedimiento administrativo.  Los ciudadanos, por su parte, podrán acompañar documentos electrónicos suscritos con firmas electrónicas en los trámites, solicitudes o presentaciones que realicen ante dichos órganos estatales y municipalidades.

Respuesta resumida:

Al menos en lo que se refiere a declaraciones juradas, legalmente no corresponde que los servicios públicos soliciten declaraciones juradas autorizadas ante notario.

Respuesta detallada:

En este aspecto, al menos en lo que se refiere a declaraciones juradas, legalmente no corresponde que los servicios públicos soliciten declaraciones juradas autorizadas ante notario, ya que de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 4° de la Ley N°18.181, “Los documentos privados que contengan declaraciones unilaterales juradas, declaraciones de supervivencia o actos similares, que deban presentarse ante las autoridades administrativas de cualquier especie, sólo requerirán de la individualización y firma de la persona o personas que intervengan en ellos, con indicación del número de cédula de identidad, sin que sea necesaria autorización notarial.”

Es nuestro parecer, que los organismos públicos, incluidas las municipalidades, también debieran aceptar como válidos otro tipo de documentos privados con firma electrónica, ya sea simple o avanzada. Lo anterior, dado que la ley les reconoce validez ante los tribunales de justicia, cuyo valor analizaremos a propósito de la validez de la firma electrónica judicialmente.

Respuesta resumida

La Ley N°19.799 establece que los documentos electrónicos pueden presentarse en juicio. La presentación de documentos electrónicos en juicio es la regla general, y la excepción es la presentación de documentos físicos.

Respuesta detallada

La Ley N°19.799 establece que los documentos electrónicos pueden presentarse en juicio. Asimismo, dicho artículo regula su valor probatorio, dependiendo del hecho que se encuentren o no suscritos mediante firma electrónica avanzada (FEA):

• Documentos con firma electrónica avanzada: Tienen el valor probatorio de instrumento público, y hacen plena prueba de acuerdo con las reglas generales, salvo en cuanto a su fecha, a menos que consideren un fechado electrónico otorgado por un prestador acreditado (sellado de tiempo); y
• Documentos con firma electrónica simple (no avanzada): Tienen valor probatorio de instrumento privado, esto es, hacen plena prueba en juicio, a menos que sean objetados por alguna de las partes en cuanto a su autenticidad o integridad. Por lo tanto, deben ser reconocidos en juicio o tenerse por reconocidos, cuando no han sido objetados.

A partir de la Ley N°20.886 que modifica el Código de Procedimiento Civil, para establecer la tramitación digital de los procedimientos judiciales, los Tribunales de Justicia operan de manera electrónica, y se reemplazaron los expedientes físicos por expedientes electrónicos. Por lo tanto, la presentación de documentos electrónicos en juicio es la regla general, y la excepción es la presentación de documentos físicos.

Respuesta resumida

Si el documento va destinado a una entidad que no tiene la exigencia legal de exigir que el documento en cuestión deba ser firmado ante notario, procede la firma electrónica.

Respuesta detallada

La pandemia puso de manifiesto una gran necesidad de celebrar actos y contratos de forma remota, evitando a las personas tener que reunirse para suscribir los instrumentos o comparecer ante un notario. Esto aceleró el cambio cultural, ya que el normativo se había producido el año 2002, y se ha reconocido que los actos y contratos suscritos por medio de firma electrónica son válidos de la misma manera y producen los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Para todos los efectos legales, estos actos y contratos se reputarán como escritos y su firma se mirará como firma manuscrita, cualquiera sea su naturaleza.

Por otro lado, la respuesta a esta pregunta puede tener que ver con el destinatario del documento y dependiendo de ello, decidir si corresponde firmar el documento electrónicamente o con firma autorizada en una notaría. Si el documento va destinado a una entidad que no tiene la exigencia legal de exigir que el documento en cuestión deba ser firmado ante notario, procede la firma electrónica.  Es decir, la decisión pasa por la exigencia legal para cada documento, atendida su naturaleza. Cuando la ley exige que un documento deba ser firmado ante notario, no cabe la firma del documento con firma electrónica, en caso contrario las personas podrán optar entre firmar en notaría o en Muy Simple.cl. Considerando lo anterior, la firma electrónica debiera pasar a ser la regla general para la firma de actos y contratos por parte las personas.

Como ya dijimos, la regla general es que la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada pueden usarse indistintamente para celebrar toda clase de actos y contratos. Las excepciones son los actos de familia, los actos expresamente excluidos por alguna ley o los casos en que una ley requiera la comparecencia física del firmante. Ejemplos de esto son las compraventas de casas y departamentos, la compraventa de vehículos motorizados, la autorización para que un menor salga del país sin la compañía de ambos padres y los finiquitos laborales.

El mandato o poder con firma electrónica, para actuar ante los servicios públicos (entre ellos el SII y el Registro Civil) lo permite el artículo 22, inciso 2° de la Ley 19.880, sobre bases de los procedimientos administrativos: "El poder podrá constar en documento suscrito mediante firma electrónica simple o avanzada. Se aceptará también aquel que conste por escritura pública o documento privado suscrito ante notario. Con todo, se requerirá siempre de documento suscrito mediante firma electrónica avanzada o de escritura pública cuando el acto administrativo de que se trate produzca efectos que exijan solemnidad de instrumento o escritura pública. Recomendamos, dado que la mayoría de instituciones públicas así lo solicitan, que el poder o mandato sea firmado con Firma Electrónica Avanzada.

• Decreto 181 (Minecon), que aprueba reglamento de la ley 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y la certificación de dicha firma.
• Decreto 4 (Minsegpres), que aprueba reglamento que regula la forma en que los procedimientos administrativos deberán expresarse a través de medios electrónicos, en las materias que indica, según lo dispuesto en la ley 21.180 sobre transformación digital del estado.
• Decreto con Fuerza de Ley (DFL) N°1 (Minsegpres), que establece normas de aplicación del artículo 1º de la ley 21.180, de transformación digital del estado, respecto de los procedimientos administrativos regulados en leyes especiales que se expresan a través de medios electrónicos y determina la gradualidad para la aplicación de la misma ley, a los órganos de la administración del estado que indica y las materias que les resultan aplicables.
• La Corte Suprema por Auto Acordado S/N y ACTA del Tribunal Pleno Nº 85-2019 de 14-JUN-2019, acordó un Texto refundido del auto acordado para la aplicación en el poder judicial de la ley Nº20.886, que establece la tramitación digital de los procedimientos judiciales

Esta entidad señala que, conforme a información proporcionada por la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño, la Firma Electrónica Avanzada permite certificar cualquier documento y/o instrumento privado o público celebrado por medios electrónicos, otorgándole el mismo reconocimiento, protección y valor que tienen los actos y contratos celebrados en papel.  Entre los principales beneficios destaca que se ahorra tiempo y dinero en trámites, que no es necesario tener que ir a un lugar físico para firmar, genera nuevas dimensiones de relación entre empresas, fomenta la competitividad e impulsa la innovación y creación de nuevas empresas.

La Firma Electrónica Avanzada (FEA) se puede obtener todo el año, mediante un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) que esté operando en el mercado y que se encuentra acreditado ante la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño. Entre los usos de esta firma, Chileatiende destaca a los contratos bancarios electrónicos,  pago automático de cuentas (PAC), documento electrónico laboral, Sistema de Pensiones, contratos de fondos mutuos, póliza electrónica de seguros, Seguro Electrónico Obligatorio de Accidentes Personales (SOAP), documentos establecidos en la Norma de Carácter General Nº12 (exámenes de conocimiento para ingresar a la nómina nacional de veedores, de liquidadores y de martilleros concursales), documento electrónico laboral, contratos de valores de oferta pública, contratos y documentos de cajas de compensación de asignación familiar, certificados de revisión técnica y verificación, convenios electrónicos para autopistas, permiso electrónico de circulación, certificados de situación al día, contrato a honorarios y títulos electrónicos, títulos profesionales  y receta médica electrónica.

La Contraloría ha empezado a elaborar dictámenes en esta materia, reconociendo la validez de procedimientos electrónicos en el que se utiliza la firma electrónica. Por ejemplo, en el Dictamen N°39.315 de 24 de octubre de 2001, este organismo contralor señala que el uso de tecnologías de información resulta procedente para el apoyo de labores administrativas (postura que encuentra su fundamento en los principios de eficiencia y eficacia en el actuar de los organismos públicos, consagrados en los artículos 3°, 5°, 8° y 11 de la Ley Nº18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado), en la medida que se reúnan tres condiciones:

• Que se dé cumplimiento a las disposiciones que regulen el procedimiento de que se trate y en la medida que estas normas específicas no obsten a dicha posibilidad.
• Que el servicio que pretende hacer uso de ellas cuente con la factibilidad técnica para implementarlas, y
• Que se adopten las medidas de resguardo necesarias para asegurar la veracidad e inviolabilidad de la información.

Por medio de una presentación efectuada por nuestra empresa Muy Simple SPA, se solicitó al director del Servicio de Impuestos Internos un “pronunciamiento acerca de la validez jurídica de los mandatos y poderes privados otorgados mediante documentos electrónicos y firma electrónica avanzada, presentados por los contribuyentes por si o a través de una tercera persona, bajo el amparo de la Ley N°19.799 sobre Firma Electrónica, Documento Electrónico y Servicios de Certificación”. El servicio reconoció que los mandatos y poderes privados otorgados mediante documentos electrónicos con firma electrónica avanzada, son plenamente válidos en presentaciones ante dicho organismo.

Sobre el particular, el SII indicó que el año 2002 se publicó la Ley N°19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha firma, la cual regula los documentos electrónicos y sus efectos legales, la utilización en ellos de firma electrónica, la prestación de servicios de certificación de estas firmas y el procedimiento de acreditación al que podrán sujetarse los prestadores de dicho servicio de certificación, con el objeto de garantizar la seguridad en su uso. Por su parte, el artículo 2° de la Ley N°19.799 define los conceptos de “Documento electrónico”, “Firma electrónica”, “Firma electrónica avanzada” y “Fecha electrónica”:

• Documento electrónico: toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior.
• Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor.
• Firma electrónica avanzada: aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.
• Fecha electrónica: conjunto de datos en forma electrónica utilizados como medio para constatar el momento en que se ha efectuado una actuación sobre otros datos electrónicos a los que están asociados.

A continuación, señala el SII, el artículo 5° de la referida ley se pronuncia respecto del valor probatorio de los documentos electrónicos con firma electrónica y aquellos con firma electrónica avanzada, indicando que los instrumentos privados suscritos con firma electrónica avanzada harán plena prueba, al igual que los instrumentos públicos. Al respecto, corresponde señalar que el Código Civil define el instrumento público o auténtico como “el autorizado con las solemnidades legales por el competente funcionario”, y agrega que, si es “otorgado ante escribano e incorporado en un protocolo o registro público, se llama escritura pública” (Artículo 1.699).

En lo que concierne al valor probatorio de los documentos electrónicos suscritos mediante firma electrónica avanzada, estos harán plena fe, i) en cuanto al hecho de haberse otorgado; y ii) en cuanto a que las partes hicieron realmente las declaraciones que en él se contienen. Para hacer plena fe respecto a la fecha de su otorgamiento, será necesario su fechado electrónico al tenor de los dispuesto en el inciso 2° del artículo 5° de la citada ley. De esta manera, un documento electrónico suscrito con firma electrónica avanzada hará plena prueba y podrá tenerse certeza respecto del hecho de haberse otorgado, respecto de la identidad de los suscriptores del documento y que las partes hicieron las declaraciones que en él se contienen, impidiendo que se desconozca la integridad del documento y su autoría.

Respecto del instrumento privado no existe definición legal, sin embargo, la doctrina lo ha definido por oposición al instrumento público, como todo aquel que carece del carácter de público. Este tipo de instrumento no tiene ningún grado de autenticidad en cuanto a su otorgamiento, a su fecha, así como tampoco si se hicieron realmente las declaraciones en él contenidas. Para que un instrumento privado tenga eficacia probatoria, es necesario que haya sido reconocido por su otorgante o que haya sido mandado tener por reconocido. La sola circunstancia de que en un documento privado la o las firmas de los otorgantes aparezcan autorizadas ante Notario, en general no produce otro efecto que el de contar con un testigo pre constituido y abonado, para probar la autenticidad de este. La sola autorización no es suficiente para transformarlo en instrumento público. En este sentido el Artículo 1.703 del Código Civil dispone: La fecha de un instrumento privado no se cuenta respecto de terceros sino desde el fallecimiento de alguno de los que le han firmado, o desde el día en que ha sido copiado en un registro público, o en que conste haberse presentado en juicio, o en que se haya tomado razón de él o lo haya inventariado un funcionario competente, en el carácter de tal. Por tanto, al comparar el instrumento privado autorizado ante notario, y el documento electrónico (instrumento privado) suscrito con firma electrónica avanzada y fechado electrónico otorgado por un prestador acreditado; este último es de un estándar probatorio superior, al señalar la propia ley que estos harán plena prueba, al igual que los instrumentos públicos, situación que no ocurre con el instrumento privado autorizado ante notario. Lo anterior, en virtud que el documento electrónico suscrito mediante firma electrónica avanzada otorgada por un prestador autorizado y fechado electrónico otorga suficientes garantías respecto del instrumento privado suscrito ante notario público, quedando resguardado el interés fiscal en cuanto a la acreditación de las personas contratantes y la fecha de otorgamiento.

Por su parte, el Artículo 11 de la ley N°19.799, dispone que son prestadores de servicios de certificación, las personas jurídicas nacionales o extranjeras, públicas o privadas, que otorguen certificados de firma electrónica, sin perjuicio de los demás servicios que puedan realizar. Asimismo, son prestadores acreditados de servicios de certificación, las personas jurídicas nacionales o extranjeras, públicas o privadas, domiciliadas en Chile y acreditadas en conformidad al Título V de la referida ley, que otorguen certificados de firma electrónica, sin perjuicio de los demás servicios que puedan realizar. Particularmente, en lo que respecta al mandato y el otorgamiento de poderes, corresponde señalar que el artículo 1° de la Ley N°21.210 en su Artículo Primero N°3, incorporó un nuevo artículo 8 Bis al Código Tributario, que contiene un catálogo de Derechos de los Contribuyentes. En efecto, el artículo 8 Bis, en su número 4 letra e), dispone como garantía para el contribuyente que se debe admitir la acreditación de los actos, contratos u operaciones celebrados en Chile o en el extranjero con los antecedentes que correspondan a la naturaleza jurídica de los mismos y al lugar donde fueron otorgados, sin que pueda solicitarse la acreditación de actos o contratos exigiendo formalidades o solemnidades que no estén establecidas en la ley. Sin perjuicio de lo anterior el Servicio, en los casos que así lo determine, podrá exigir que los documentos se acompañen traducidos al español o apostillados.”

Por otro lado, el SII da cuenta que la Circular Nº4 de 2022, impartió instrucciones sobre comparecencia y representación de los contribuyentes ante el Servicio de Impuestos Internos, instruyendo que se tendrá por acreditada la representación de aquellos contribuyentes que comparezcan por medio de sus representantes, cuando el título donde conste dicha representación, haya sido conferido mediante documentos electrónicos suscritos con firma electrónica avanzada otorgada por alguno de los prestadores acreditados de servicios de certificación. A continuación, las referidas instrucciones señalan que los representantes podrán presentar una copia digitalizada de documentos cuyo formato original no sea electrónico, caso en el cual deberán declarar la autenticidad y conformidad de la copia digitalizada con el documento en soporte papel original, debiendo conservar el documento en soporte papel cuya copia digitalizada fuese presentada, el cual podrá ser requerido en cualquier momento por este Servicio, salvo que contenga un mecanismo de autenticación, como un código de barra, código de validación u otro. En consecuencia, respecto de aquellos contribuyentes que comparezcan ante este Servicio acreditando la representación de sus mandatarios y/o representantes mediante documentos electrónicos debidamente suscritos, y dando cumplimiento a las instrucciones contenidas en la Circular Nº4 de 2022, se aceptará la representación invocada, radicándose los efectos de las actuaciones realizadas por sus representantes, de acuerdo a las normas generales sobre la materia.

Esta Dirección también ha validado explícitamente el uso de documentos electrónicos con firma electrónica en materias laborales. Al respecto, por oficio  N°4.471 de 11 de noviembre de 2014, este organismo, atendiendo la solicitud de pronunciamiento jurídico de un particular, acerca de la posibilidad de utilizar las herramientas electrónicas SignDoc de Softpro GmbH como procedimiento de firma electrónica válida para la documentación que emana de las relaciones laborales, señaló que la empresa consultante indica haber desarrollado diversos productos que pueden utilizarse conjunta o separadamente, tales como: Sign Desktop, Sign Web o SignBase e-Flow, permitiendo la generación de una solución integral de gestión documental electrónica. La Dirección indicó, en cuanto a la firma propiamente tal, que resulta esencial determinar la naturaleza jurídica de los documentos en los que dicha rúbrica se estampará, a objeto de determinar el nivel de seguridad que resulte exigible al proceso. Al respecto, debe indicarse que la documentación que emana de las relaciones laborales individuales tiene el carácter de instrumentos privados.

Sobre el particular, señala que es dable precisar que, si bien el instrumento privado no goza de una definición explícita en nuestra legislación, puede conceptualizárselos por exclusión -atendiendo a sus características- como todo documento o escrito que da cuenta de un acto o contrato y que no reviste las particularidades de un instrumento público.

En tal orden de ideas, es necesario señalar que el artículo 4º de la Ley Nº19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, prescribe: "Los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada."

Del texto transcrito puede colegirse, a contrario sensu, que aquellos documentos que no tengan la calidad de instrumento público no requieren de firma avanzada para su validez, sino sólo la concurrencia de las partes y la utilización de una firma electrónica simple.

Por otra parte, en cuanto al tipo de rúbrica digital que puede ser utilizada para la suscripción de la documentación por la que se consulta, cabe señalar que el Artículo 2, letra f), de la Ley Nº19.799, define la firma electrónica como “cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;".  Del precepto transcrito, cabe colegir que no ha limitado el legislador el mecanismo mediante el cual una persona puede estampar su firma en un documento electrónico. Por el contrario, el precitado concepto de firma resulta sumamente amplio y permite incluir en él una amplia gama de opciones, tales como símbolos o sonidos.

De este modo, es posible inferir que los parámetros biométricos, tales como la huella digital, sólo constituyen una de las alternativas existentes para la rúbrica de documentación electrónica, por lo que su ausencia no impide que los instrumentos de que se trata puedan ser válidamente firmados a través de otras de las opciones que ha contemplado el legislador.

También hace presente la Dirección del Trabajo, que sin importar la vía mediante la cual se firmen los documentos electrónicos por los que consulta, será responsabilidad del empleador velar porque los mecanismos seleccionados no impidan ni entorpezcan la labor fiscalizadora de este Servicio.

Asimismo, cabe señalar que recae en el empleador la obligación de otorgar los medios tecnológicos que permitan a los trabajadores acceder a su documentación laboral, en forma permanente y sin restricciones, así como asegurar la fidelidad de los mismos antecedentes.

En conclusión, sobre este punto, se afirma que no existe inconveniente para la utilización de la solución SignDoc de Softpro GmbH, como procedimiento de firma electrónica para la documentación que emana de las relaciones laborales.

Precisado lo anterior, es dable indicar que la jurisprudencia administrativa de esa Dirección ha señalado, entre otros, mediante Oficio Ordinario Nº4.890, de 17.12.2013, que toda la documentación laboral electrónica debe ser remitida a los dependientes cumpliendo los siguientes requisitos:

• Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada y remitida de manera electrónica.
• Los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una casilla electrónica o mail no es un requisito impuesto por el legislador para recibir sus comprobantes de pago de remuneraciones. De este modo, si el trabajador no acordare esta modalidad de envío, sus liquidaciones y anexos de remuneraciones deberán ser entregados en soporte de papel.
• Una vez finalizada su confección o estampada la última firma, si corresponde, el sistema debe enviar inmediatamente el documento por correo electrónico a la casilla particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador.

No se autoriza el envío a casillas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedaran impedidos -al mismo tiempo- de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su documentación laboral electrónica allí almacenada.

Por otro lado, se indica que no existe inconveniente para confeccionar, firmar, procesar y enviar mediante correos electrónicos la documentación que emana de la relación laboral, es dable señalar que, de acuerdo a la reiterada jurisprudencia administrativa de ese Servicio contenida, entre otros, en Oficio Ordinario Nº4890, de 17.12.2013, las soluciones informáticas que se utilicen para tal fin se encuentran dentro de la categoría de los sistemas de centralización de documentación laboral. Ello, por cuanto los sistemas permitirán, como se señaló, no sólo generar los documentos, sino también, firmarlos, almacenarlos, comunicarlos y administrarlos sin soporte material, por lo que debe cumplir con las exigencias vigentes sobre la materia.

Sobre el particular, indica la Dirección, que el inciso 2º del Artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, Ley Orgánica de la Dirección del Trabajo, expresa: "Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones." La norma legal transcrita, establece la obligación para el empleador de mantener en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones, toda la documentación derivada de las relaciones de trabajo y, además, busca dar protección a las partes que concurren a dicha relación a partir de la expresión formal de sus derechos y obligaciones lo que, a su vez, facilita la labor fiscalizadora de este Servicio.

Sin embargo, como ha señalado esta Dirección a través de dictamen Nº3161/ 064 de 29.07.2008, lo dispuesto en el precitado inciso 2º del Artículo 31 del D.F.L. Nº2, de 1967, no debe tenerse como un obstáculo para el desarrollo de procesos informáticos cuando en la práctica éstos guarden una debida armonía entre modernidad y eficiencia, al permitir el cabal cumplimiento de las disposiciones legales y faciliten la labor fiscalizadora de los organismos competentes.

Asimismo, respecto de la materia, debe tenerse en consideración lo dispuesto en el Artículo 9 del Código del Trabajo, de acuerdo al cual la centralización de documentación -en papel o en formato electrónico- que emana de las relaciones laborales debe contar -en forma previa a su materialización- con la autorización de esta Dirección, para lo cual los interesados deben dar cumplimiento a la regulación administrativa respectiva y a lo señalado mediante dictamen Nº3161/064, de 29.07.2008.

En efecto, a través del mencionado dictamen, este Servicio ha estimado necesario, para considerar que un software de centralización de documentación da cumplimiento a lo dispuesto en el inciso 2º del Artículo 31, del D.F.L. Nº2, de 1967, precitado, que aquél debe cumplir, a lo menos, los siguientes requisitos básicos:

• Permitir al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de la empresa en que se implemente el sistema de registro y almacenamiento electrónico de la documentación laboral propuesto, desde cualquier computador de la Dirección del Trabajo conectado a Internet, a partir del RUT del empleador.
• Contemplar una medida de seguridad a establecer conjuntamente con el respectivo empleador, con el objeto de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento, o cualquier otra causa que impida o limite su práctica.
• El sistema debe permitir igual consulta y forma de acceso señalada previamente desde computadores del empleador fiscalizado, en el lugar de trabajo.
• Permitir la impresión de la documentación laboral, y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, si corresponde, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento y de los efectos que éste deba producir.
• Permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la sola identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza o los efectos jurídicos que el documento deba producir.

En consecuencia, sobre la base de las disposiciones legales citadas, jurisprudencia administrativa invocada y consideraciones formuladas, la Dirección del Trabajo determina que no existe inconveniente para que la empresa Thez Tecnologías Emergentes, comercialice su producto SignDoc de Softpro GmbH, como procedimiento de firma electrónica para la documentación que emana de las relaciones laborales.

Al respecto, la Comisión para el Mercado Financiero(CMF),  que es un servicio público uno de cuyos objetivos es velar por el correcto funcionamiento, desarrollo y estabilidad del mercado financiero, ha emitido numerosos oficios y dictámenes relevantes para el funcionamiento de las sociedades sometidas a su fiscalización, legitimando los actos y contratos relativos a estas personas jurídicas suscritos por medio de firma electrónica simple o avanzada, indicando que serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel, destacando los dictámenes y oficios más interesantes relativos a las juntas de accionistas, así como otros que dicen relación con la modalidad de firma de documentos o con el directorio de la sociedad, que nos parece conveniente tener presente con miras a mantenerse al día en materia de sociedades y gobiernos corporativos.

En relación con la firma de documentos, varios de los oficios dictados por la CMF buscan hacer aplicables a las sociedades la modalidad de firma electrónica de documentos o aclarar dudas acerca de la aplicación del Artículo 3 de la Ley 19.799, que dispone que “los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica simple o avanzada, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel”.

En esta línea, podemos destacar los siguientes pronunciamientos de la CMF:

• Plataforma del Sistema de Envío de Información en Línea (SEIL), que permite a sociedades inscritas en el registro de valores entregar antecedentes financieros mediante la plataforma. Al respecto, se establece que la información y antecedentes que las entidades fiscalizadas deben enviar a la CMF a través de la plataforma digital de ésta, pueden ser firmados tanto manualmente como mediante firma electrónica simple (Oficio N°94.633 de 2021). 
• Declaración de Responsabilidad. En este caso, la declaración de responsabilidad que deben efectuar los directores al aprobar los estados financieros anuales y trimestrales de la sociedad, y que debe remitirse a la CMF conjuntamente con éstos, puede ser firmada mediante firma electrónica simple (Oficio N°93.375 de 2021). 
• Traspasos de acciones. Es válida la cesión de acciones en la que los testigos firman mediante firma electrónica simple (Oficio N°14.759 de 2022). 
• Actas de Directorio. El acta de una sesión de directorio deberá ser firmada bajo la misma modalidad por todos los asistentes, ya sea mediante firma manuscrita o electrónica. En caso de optarse por firma electrónica, las firmas, simples o avanzadas, deben ser compatibles con las demás firmas electrónicas empleadas (Oficio N°57.876 de 2021). 
• Firma del acta. Las actas de juntas de Accionistas, al igual que las actas de directorio, deben ser firmadas bajo una sola modalidad (electrónica o manual) para efectos de que exista una sola versión del acta. Ello es sin perjuicio de poder utilizar una modalidad de firma distinta en una junta posterior (Oficio N°26.735 de 2020). 

Esta Dirección, a través de un Instructivo para la obtención y uso de la firma electrónica avanzada en www.mercadopublico.cl de marzo de 2018, incorporó un nuevo formulario electrónico, para la generación de licitaciones menores de 100 UTM (L1), que requiere obligatoriamente la firma electrónica avanzada para su publicación en www.mercadopublico.cl.

El nuevo aplicativo, que transforma el formulario actual y lo convierte en un acto administrativo electrónico propiamente tal, busca entre otros aspectos, simplificar y automatizar el proceso de confección de bases de licitación, mediante la estandarización de algunas de sus cláusulas y criterios de evaluación, disminuyendo esfuerzos y eventuales errores en que pueden incurrir los órganos compradores. Por esa razón, la Dirección estimó necesario instruir sobre la obtención y configuración de la firma electrónica avanzada (FEA), que legalmente se requiere para dichos documentos. Cabe destacar, que, si bien al menos intervienen 3 actores distintos en la generación de una licitación L1, sólo requiere la firma electrónica avanzada la autoridad competente o quien tenga delegada la facultad de firma.

El marco normativo general del proyecto implementado, descansa en las siguientes normas, consideradas desde un inicio por el equipo integrado por la Dirección de ChileCompra, la Contraloría General de la República y el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo:

• Los procesos de compra se realizan en el sistema www.mercadopublico.cl. El Artículo 18 de la ley N°19.886 dispone: “Los organismos públicos regidos por esta ley deberán cotizar, licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y obras a que alude la presente ley, utilizando solamente los sistemas electrónicos o digitales que establezca al efecto la Dirección de Compras y Contratación Pública”. Por consiguiente, existe un mandato legal que obliga a desarrollar todo el proceso licitatorio a través de www.mercadopublico.cl, entendido este último como el sistema electrónico establecido por la Dirección ChileCompra.
• Las características de las bases de licitación se determinan en el Reglamento. Por otra parte, el Artículo 10 de la ley N°19.886 dispone que “el reglamento determinará las características que deberán reunir las bases de las licitaciones”. La Dirección ChileCompra debe crear formularios electrónicos de bases. El reglamento de la ley N°19.886 (en adelante el Reglamento), haciéndose eco de la remisión aludida en el párrafo anterior, en su Artículo 21, inciso primero, le impone a la Dirección ChileCompra el deber de poner a disposición en el Sistema de Información, formularios electrónicos de bases.
• Justificación para el establecimiento de un formulario electrónico de bases. A la época de la promulgación de la ley N°19.886 y de su reglamento, no existía una utilización de firmas electrónicas avanzadas para suscribir actos administrativos directamente en el portal de compras. Si bien la legislación sobre firma electrónica data de 2002, aún en 2017 no se observa una utilización masiva de tales herramientas. Por lo tanto, resulta comprensible que hasta la fecha la forma de operar en el portal transaccional haya sido a través de la generación de documentos originales en papel, cuyas copias escaneadas luego se cargan en el portal o cuyos contenidos se digitan en fichas electrónicas. Sin perjuicio de lo anterior, en los últimos años ha cambiado la realidad tecnológica de las entidades compradoras, lo que ha sido favorecido por distintos proyectos en los que se debe utilizar firma electrónica avanzada, por ejemplo, en materias tributarias y de personal. Por tal motivo, se considera que hoy es un momento propicio para lograr la simplificación de los procesos de compra a través del establecimiento de formularios electrónicos de bases en el Sistema de información, susceptibles de ser completados por los compradores a través de esa plataforma y de ser suscritos digitalmente. Todo lo anterior, a su vez, se ve sustentado por la plena validez jurídica de tales actos administrativos electrónicos, reconocida en la Ley N°19.799 (sobre firma electrónica), la Ley N°19.880 (sobre procedimientos administrativos) y en la propia jurisprudencia de la Contraloría General de la República.
• Obligatoriedad del uso del formulario electrónico de bases. Al respecto, el Artículo 21, inciso segundo, del Reglamento dispone que “cada Entidad deberá completar el o los Formularios que al efecto establezca la Dirección”. Es más, el Artículo 54 del Reglamento preceptúa que “las Entidades deberán desarrollar todos sus Procesos de Compras utilizando solamente el Sistema de Información de la Dirección, incluyendo todos los actos, documentos y resoluciones relacionados directa o indirectamente con los procesos de compra. En definitiva, la obligación de licitar en el Sistema de Información y de hacerlo a través de los formularios electrónicos de bases dispuestos por la Dirección ChileCompra en dicho Sistema, encuentra su sustento jurídico tanto en la ley N°19.886 como en su reglamento.
• Valor jurídico de la Firma Electrónica Avanzada. El valor jurídico de los documentos electrónicos se encuentra reconocido, en términos amplios, en la Ley N°19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha firma, y por su reglamento, aprobado por decreto N°181, de 2002, del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo. En dicha norma, se establece que los documentos electrónicos suscritos con firma electrónica valen lo mismo y producen los mismos efectos que los documentos firmados en papel. Además, dicha ley distingue un tipo genérico de firma (conocido como firma electrónica simple) y una especie denominada firma electrónica avanzada (FEA). Se entiende la firma electrónica avanzada, como aquella certificada por un prestador acreditado ante la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría. En este sentido, para los órganos públicos resulta obligatorio utilizar FEA en sus instrumentos públicos, tales como decretos, resoluciones, certificados, dictámenes y contratos.

Esa normativa establece una regla especial para la generación de los certificados de las firmas avanzadas de los órganos del Estado, permitiendo que la certificación se realice por los ministros de fe de cada órgano. Sin embargo, también se indica una contra excepción a esta regla especial que permite a las instituciones contratar los servicios de certificación de firmas electrónicas con entidades certificadoras acreditadas, si ello resultare más conveniente, técnica o económicamente, en términos de calidad de servicio y precio de éste.

• Delegación de Facultades. En cuanto a la resolución electrónica que se genera con este nuevo aplicativo, cabe tener presente que el Artículo 2, N°3 del Reglamento de la Ley de Compras, define las Bases de Licitación como documentos administrativos aprobados por la autoridad competente y que contienen el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, establecidos por la Entidad Licitante. Por su parte, el Artículo 5 del mismo cuerpo normativo, establece que las Entidades deberán efectuar sus procesos de compra a través de la autoridad competente, o las personas a las cuales ésta haya delegado el ejercicio de facultades suficientes, en conformidad con la normativa aplicable a la delegación. Por lo tanto, como primer paso en la implementación del nuevo formulario, se sugiere que los órganos compradores revisen, dicten y/o actualicen sus procedimientos de autorización interna y delegaciones de firma, aplicables a las resoluciones aprobatorias de bases de licitación, los que en esta primera etapa corresponden a los procesos por montos inferiores a 100 UTM (L1). De este modo, estarán en condiciones de identificar a aquellos funcionarios que deberán contar con los dispositivos que les permitirán firmar electrónicamente.
• Obtención de la Firma Electrónica Avanzada (FEA). El órgano comprador puede obtener los dispositivos necesarios adquiriéndolos directamente desde el convenio marco de “Hardware, Licencias de Software y Recursos Educativos Digitales”, a empresas certificadoras acreditadas, o bien, puede optar por la solución tecnológica que ofrece gratuitamente el Ministerio Secretaría General de la Presidencia.

A través del Dictamen N°41.820-2018 de esta Superintendencia, resolviendo una consulta acerca de si resulta jurídicamente factible que un Servicio emita y utilice procedimientos electrónicos, con firma electrónica, para el otorgamiento de beneficios sociales y créditos sociales por parte de su Departamento de Bienestar, en virtud de lo dispuesto en la Ley N°19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y los servicios de certificación de dicha firma.  Al respecto, la Superintendencia señala que la utilización de documentos electrónicos por organismos públicos, se encuentra regulada en el Artículo 6° de la Ley N°19.799, inserto en su título II, referente al uso de la firma electrónica por los órganos del Estado, que señala que éstos "podrán ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento, dentro de su ámbito de competencia, suscribiéndolos por medio de firma electrónica". Asimismo, el Artículo 5° de la Ley N°19.880, señala que "el procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen, se expresarán por escrito o por medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija o permita otra forma más adecuada de expresión y constancia".

Por su parte, el Artículo 18 del mismo cuerpo legal precisa que "todo el procedimiento administrativo deberá constar en un expediente, escrito o electrónico, en el que se asentarán los documentos presentados por los interesados, por terceros y por otros órganos públicos, con expresión de la fecha y hora de su recepción, respetando su orden de ingreso". A su vez, el Artículo 19 de la Ley N°19.880 confirma que el procedimiento administrativo podrá realizarse a través de técnicas y medios electrónicos, para lo cual "los órganos de la Administración procurarán proveerse de los medios compatibles para ello, ajustándose al procedimiento regulado por las leyes".

En mérito de lo expuesto, la Superintendencia manifiesta que el Departamento de Bienestar de la empleadora de que se trata, con plena sujeción a la Ley N°19.799, puede emitir y utilizar procedimientos electrónicos, con firma electrónica, para que sus afiliados puedan solicitar el otorgamiento de sus beneficios y él emitir su resolución.

La transformación digital se impone como una necesidad también para el resto de los servicios públicos y sanitarios, de hecho, una multitud de gestiones que realizamos con la administración (presentación de impuestos, solicitud de citas, descarga de documentos etc.), se realizan electrónicamente. En este sentido, la firma electrónica en los servicios públicos y sanitarios no solo tiene multitud de usos, sino que también impulsa la transformación digital y agiliza la realización de cualquier gestión.

En el contexto de la pandemia debida al COVID-19, que ha afectado especialmente al sector sanitario, se produjo una gran aceleración de los procesos de transformación digital para reducir gastos y, sobre todo, mejorar los procesos con proveedores, sanitarios y pacientes. En el sector sanitario podemos encontrar empresas o entidades que prestan diversos servicios relacionados con la salud: hospitales, empresas de asistencia, compañías de seguros etc. Todas estas empresas tienen el objetivo de satisfacer cada una de las necesidades que surgen en los pacientes en relación a la salud, lo que supone que se deban firmar multitud de documentos cada día. En dicho contexto, la firma electrónica en los servicios públicos sanitarios está suficientemente validada en los siguientes trámites:

• Firma de consentimiento informado. Cuando un paciente debe someterse a una prueba para realizar un diagnóstico (por ejemplo, una resonancia magnética), debe ser informado de las consecuencias que puede tener la prueba y de todo el proceso. Para la firma del consentimiento informado se puede utilizar la firma electrónica.
• Firma de formulario de admisión de un hospital. Cuando un paciente requiere hospitalización debe rellenar y firmar un formulario de admisión. El procedimiento se agiliza con la firma electrónica.
• Firma de resultados de pruebas médicas. Para el diagnóstico de las enfermedades se realizan pruebas y se elaboran informes por especialistas que deben ser firmados por estos. La firma electrónica evita que se consuma papel y que el especialista se deba desplazar para firmar.
• Firma de la aceptación de la protección de datos. Los datos de los pacientes relativos a su salud son especialmente sensibles, por lo que es importante que firmen el consentimiento del tratamiento de sus datos personales necesario para el tratamiento y diagnóstico.
• Firma de pólizas de responsabilidad civil profesional. Los médicos contratan de forma habitual un seguro de responsabilidad civil profesional que cubra los daños que se pueden producir en caso de reclamación de un cliente por una negligencia médica, por ejemplo. La firma de estas pólizas, de sus anexos, de las comunicaciones con la aseguradora o de los anexos a la póliza inicial, se puede realizar con firma electrónica.
• Firma de comunicaciones legales. En ocasiones puede ser necesario enviar comunicaciones con validez legal o comunicaciones fehacientes a sanitarios, pacientes o proveedores, por ejemplo, y la firma electrónica es utilizada porque aporta plena validez legal.
• Firma de contratos con proveedores. Los hospitales y centros sanitarios reciben productos y material sanitario cada día y los contratos con los proveedores se pueden firmar con firma electrónica, así como los comprobantes de entrega, por ejemplo.
• Firmas de contratos de trabajo. Los centros sanitarios han visto aumentar la necesidad de contratar personal debido a la pandemia y la firma de contratos de trabajo con firma electrónica permite agilizar los trámites y que el trabajador comienza cuanto antes su labor.

La Corte Suprema, por Auto Acordado s/n y Acta del Tribunal Pleno Nº85-2019 de 14 de junio de 2019, acordó un texto refundido del Auto Acordado para la aplicación en el poder judicial de la Ley Nº20.886, que establece la tramitación digital de los procedimientos judiciales. Al respecto, la referida normativa judicial señala que con fecha 18 de diciembre de 2015, se publicó en el Diario Oficial la Ley Nº20.886, que establece la tramitación digital de los procedimientos judiciales. Por disposición de su Artículo primero transitorio, entrará en vigencia de manera diferida: en una primera etapa (6 meses desde su publicación en el Diario Oficial, esto es, el 18 de junio de 2016) lo hará respecto de las causas que se inicien en los territorios jurisdiccionales de las Cortes de Apelaciones de Arica, Iquique, Antofagasta, Copiapó, La Serena, Rancagua, Talca, Chillán, Temuco, Valdivia, Puerto Montt, Coihaique y Punta Arenas; en una segunda etapa (1 año desde su publicación en el Diario Oficial, esto es, el 18 de diciembre de 2016) lo hará respecto de las causas que se inicien en los territorios jurisdiccionales de las Cortes de Apelaciones del resto del país, esto es, Santiago, San Miguel, Valparaíso y Concepción.

Por otra parte, este Auto Acordado explicita que la ley indicada ha delegado la regulación de determinadas materias a la Corte Suprema, a saber: el sistema de búsqueda de causas en el sitio web del Poder Judicial; el sistema de registro de abogados y habilitados para efectos de la presentación de demandas y escritos; el sistema de georreferenciación de ciertas actuaciones de los receptores judiciales; la carpeta digital; y todo aquello que fuere necesario para asegurar la correcta implementación de la ley. Al respecto, la Corte Suprema, con fecha 15 de abril de 2016, dictó el Auto Acordado correspondiente en virtud de la delegación ya referida, cuya aplicación práctica ha dado lugar a problemas interpretativos respecto de sus disposiciones, evidenciando además situaciones que demandan una regulación expresa, motivo por el cual se ha acordado su modificación. Señala que el referido Auto Acordado ha sido objeto de diversas modificaciones, por lo que se impone la dictación del correspondiente texto refundido.

El ámbito de aplicación de este nuevo y refundido Auto Acordado, aplicará a las causas que se tramiten ante la Corte Suprema, las Cortes de Apelaciones, los presidentes y ministros de Corte, los tribunales de juicio oral en lo penal, los juzgados de letras, los juzgados de garantía, los juzgados de familia, los juzgados de letras del trabajo y los juzgados de cobranza laboral y previsional, iniciadas con posterioridad a la entrada en vigencia de la ley Nº20.886 y con arreglo a la gradualidad prevista en el artículo primero transitorio de dicho cuerpo legal, desde el ingreso de la causa en el Poder Judicial, aun cuando se haya iniciado en tribunales diferentes a los antes mencionados.

En materia de búsqueda de causas, se establece que el Poder Judicial pondrá a disposición del público, en su portal de Internet, un sistema de búsqueda de causas que garantice el pleno acceso de todas las personas a la carpeta electrónica en condiciones de igualdad. Se excepcionan de esta búsqueda, aquellas causas, sujetos o trámites que se reserven por disposición de la ley o por decisión de la judicatura, a las cuales podrán acceder solo las personas que se encuentren habilitadas para ello, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda caber por su divulgación indebida. La obligación de reserva que recae sobre las demandas mientras no se haya notificado la resolución recaída en ellas, se entenderá respecto de todo requerimiento que dé origen a un procedimiento judicial. La autorización previa a que hace alusión el artículo 2, letra C inciso tercero, será conocida por el Consejo Superior de la Corporación Administrativa del Poder Judicial.

Por otro lado, y de conformidad a lo dispuesto en el Artículo 2º letra c) inciso final de la ley Nº20.886, existirá en el portal de Internet del Poder Judicial, un sistema que permita realizar la búsqueda a través de los siguientes criterios: a. Competencia o materia. b. Tribunal. c. Rol, RIT o RUC de la causa. d. Fecha de ingreso de la causa, limitándose el período de búsqueda a un mes. e. Rut, nombre o razón social de personas jurídicas. f. Nombre de personas naturales. La búsqueda de causas que se realice a través de los criterios indicados en las letras d, e y f precedentes deberá especificar un tribunal determinado.

Por otro lado, para el ingreso de presentaciones electrónicas, la Corporación Administrativa dispondrá el funcionamiento de una Oficina Judicial Virtual, compuesta por un conjunto de servicios entregados en el portal de Internet del Poder Judicial, al que tendrán acceso las personas usuarias que previamente se identifiquen utilizando la Clave Única del Estado, proporcionada y administrada por el órgano público destinado al efecto. La Clave Única del Estado servirá tanto para ingresar directamente a los servicios como para generar una segunda clave desde la misma Oficina Judicial Virtual, la que será administrada por el Poder Judicial y permitirá la continuidad del servicio ante eventuales problemas de disponibilidad de la plataforma de Clave Única del Estado.

Las presentaciones efectuadas a través de la Oficina se entenderán suscritas por la persona usuaria que las remite y los demás que hayan incorporado sus firmas electrónicas, sin necesidad de contener firmas manuscritas, entendiéndose la Clave Única del Estado y la Clave del Poder Judicial generada desde la Oficina Judicial Virtual, como firmas electrónicas simples. En caso que la parte o interviniente no suscriba la primera presentación al tribunal con firma electrónica, simple o avanzada, bastará la firma electrónica del abogado o abogada patrocinante para ser incorporada en la Oficina Judicial Virtual, debiendo regularizarse la situación en los plazos establecidos por la ley o en la primera audiencia fijada por el tribunal. Tratándose de la demanda, el no cumplimiento de lo anterior facultará al tribunal para proceder a su archivo.

La información necesaria para obtener y utilizar la Clave Única se encontrará en el portal de Internet del Poder Judicial. Para estos efectos, la Corporación Administrativa del Poder Judicial ha suscrito el convenio respectivo con el Servicio de Registro Civil e Identificación, tendiente a la utilización de la Clave Única del Estado.

Para utilizar la Oficina Judicial Virtual se deberá aceptar en el primer ingreso sus condiciones de uso. En aquellos casos en que la Oficina Judicial Virtual no se encuentre disponible, la Corporación Administrativa emitirá y publicará en el portal de Internet del Poder Judicial un certificado especificando el día, hora y duración del incidente.

Para el caso de las presentaciones en el tribunal, se entenderá entre aquellas circunstancias que habilitan para la entrega presencial de demandas, escritos y documentos en el tribunal, la inaccesibilidad al sistema de tramitación electrónica, bien sea por problemas del servicio o de conectividad. Las solicitudes de autorización para realizar presentaciones materiales, por no disponer de los medios tecnológicos necesarios, serán resueltas por el tribunal que conozca del asunto, limitándose quien se encuentre a cargo de la distribución de causas a realizar el ingreso. Únicamente en aquellos casos en que se admite la comparecencia personal de las partes se autorizará tramitar por esta vía, manteniéndose vigente esa autorización durante la tramitación de la causa y ante todos los tribunales que conozcan de ella. Los documentos cuyo formato original no sea electrónico y deban presentarse electrónicamente, serán digitalizados e incorporados, por el interesado, a la Oficina Judicial Virtual previo a su entrega material al tribunal. Cuando la digitalización corresponda al tribunal, esta será realizada íntegramente, incorporándose de inmediato a la carpeta electrónica. De acuerdo a lo señalado en el Artículo 34 del Código de Procedimiento Civil, cuando por su naturaleza o por motivos fundados no sea posible incorporar ciertas piezas, estas quedarán en custodia del tribunal, dejándose constancia en la carpeta electrónica. La Corporación Administrativa del Poder Judicial estará encargada de fijar los parámetros técnicos objetivos en que podrá ser aplicable el inciso anterior.

Se crea un sistema de georreferenciación de actuaciones de receptores judiciales. Al efecto, se crea un registro georreferenciado, que deberá realizarse mediante el uso del programa computacional o aplicación móvil que la Corporación Administrativa del Poder Judicial pondrá a disposición de los receptores judiciales, los que deberán contar con dispositivos móviles que permitan la descarga de aplicaciones y cuenten con cámara y sistema de georreferenciación. Deberá incorporarse en la carpeta electrónica, la georreferenciación de las actuaciones que den cuenta de la búsqueda de la persona que debe ser notificada. En aquellos casos en que la georreferenciación no haya podido efectuarse o presente un margen de error superior a 100 metros, se deberá incluir un registro fotográfico o de video a través de la aplicación móvil, dejando constancia de ello en la certificación.

Los expedientes se llevarán en una carpeta electrónica, para ello la Corporación Administrativa del Poder Judicial estará encargada de fijar, con el debido resguardo de la neutralidad tecnológica, las especificaciones técnicas de formato y tamaño de las demandas, escritos y documentos electrónicos que se ingresen a la carpeta electrónica. Las especificaciones técnicas a las que refiere el inciso anterior se encontrarán publicadas en el portal de Internet del Poder Judicial.

En cuanto al uso de la firma electrónica de las actuaciones de los jefes de unidad en el desempeño de sus funciones, estos suscribirán sus actuaciones mediante firma electrónica avanzada, serán personalmente responsables del uso de la misma y les estará prohibido compartirla. Para la firma electrónica de resoluciones y actuaciones judiciales se utilizará la firma electrónica avanzada, la que se visualizará a través de una imagen que constate la existencia de dicha firma e individualice a la persona que la estampa, omitiéndose cualquier imagen representativa de una firma manuscrita. La firma de las resoluciones judiciales en la carpeta digital solo se realizará en los días y horas que la ley habilite para realizar actuaciones judiciales. Excepcionalmente, se podrá firmar resoluciones a otras horas que no excedan de las 20:00. Una vez incluidas en el estado diario, las resoluciones firmadas electrónicamente no podrán ser modificadas en el sistema informático de tramitación.

Para garantizar la autenticidad de copias autorizadas, se ha dispuesto de un sello de autenticidad. Al efecto, se establece que las copias autorizadas de las resoluciones y actuaciones del proceso serán obtenidas en la Oficina Judicial Virtual, las que contarán con la firma electrónica correspondiente y un sello de autenticidad consistente en un código único que permitirá su verificación en el portal de Internet del Poder Judicial.

La formación electrónica del estado diario será responsabilidad de la Corporación Administrativa del Poder Judicial, la que tomará los resguardos técnicos necesarios para que se encuentre disponible diariamente. Para ello, se fijarán e informarán los horarios para la formación automática de los estados diarios.

En cuanto al uso de la plataforma de tramitación de causas del Poder Judicial, las personas, especialmente aquellas letradas, deberán incorporar completa y correctamente los antecedentes que son requeridos por la Oficina Judicial Virtual para una correcta tramitación de la causa, particularmente al seleccionar el tipo de procedimiento o escrito, la materia, y los antecedentes de todos los litigantes involucrados. Se encuentra prohibido cualquier uso malicioso de la plataforma informática que pretenda obtener una radicación selectiva de la causa.

El patrocinio constituido utilizando firma electrónica simple del abogado o abogada será válido. No deberá exigirse comparecencia personal, cuando: a) El o la profesional utilice firma electrónica simple o avanzada en la constitución del patrocinio; b) La persona mandante utilice firma electrónica avanzada en el mandato judicial. 3. Se encuentra disponible un sistema informático para todos los tribunales que permite verificar la calidad de abogado o abogada habilitada para el ejercicio de la profesión, el cual valida los datos directamente con la Oficina de Títulos de la Corte Suprema; y adicionalmente, esa calidad se muestra en el certificado de ingreso generado automáticamente por la Oficina Judicial Virtual en cada presentación. Por lo anterior, solo en casos debidamente justificados y fundamentados el tribunal podrá requerir antecedentes adicionales al abogado o abogada.