Al abordar esta pregunta y antes de responderla, creemos necesario referirnos al contexto en que ésta se formula, lo que permitirá entender la utilidad de hacerlo para nuestros clientes y el público en general.
Consideraciones generales
Por una parte debemos considerar la gradual implementación de la ley 19.799 sobre documentos electrónicos, que entrega la posibilidad de contar con una herramienta de firma de documentos acorde con los tiempos que corren.
Por otro lado, la pandemia de Covid 19 que, al parecer, ya estamos dejando atrás, puso de manifiesto una gran necesidad de celebrar actos y contratos de forma remota, evitando tener que reunirse para suscribir los instrumentos o comparecer ante un notario, apareciendo la firma electrónica como una herramienta vital para atender esta necesidad.
Al respecto, se ha reconocido que los actos y contratos suscritos por medio de una firma electrónica son válidos de la misma manera y producen los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel.
En este sentido, para todos los efectos legales, estos actos y contratos se reputarán como escritos y su firma se considerará como firma manuscrita, cualquiera sea su naturaleza.
En la orientación planteada, los documentos firmados en MuySimple.cl son documentos electrónicos con valor legal, dado que se encuentran firmados con certificados digitales que cumplen con lo dispuesto en la ley 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.
En este contexto, debe reconocerse que, en forma paralela al tradicional desempeño de los notarios públicos en nuestro país, para algunos actos y contratos que requieren las personas se ha abierto la participación de empresas privadas que permiten a las personas firmar los actos y contratos con firma electrónica como una opción legítima o hacerlo ante un notario público.
Desde ya, descartamos en esta materia una posible superposición entre los servicios de las empresas privadas que entregan servicios de firma electrónica y los servicios que prestan las notarías, ya que éstas últimas, como veremos, tienen una regulación legal especial en el Código Orgánico de Tribunales, que otorga a los notarios públicos atribuciones legales exclusivas en la elaboración de ciertos actos, contratos y actuaciones de índole legal, atribuciones que las empresas que prestan servicios de firma electrónica como MuySimple.cl no tienen.
¿Cuáles debieran ser las limitaciones al uso de la firma electrónica que ofrecen las empresas como MuySimple.cl?
La regla es que la firma electrónica, es simple o avanzada, pueden usarse indistintamente para celebrar toda clase de actos y contratos, salvo cuando la ley exige expresamente el uso firma electrónica avanzada.
Como ejemplo están:
- Instrumentos públicos en formato electrónico.
- Copia electrónica autorizada de una escritura pública.
- Un certificado del Servicio de Registro Civil e Identificación, etc.,
- El mandato judicial otorgado en documento electrónico.
Los formularios para la constitución, modificación, disolución o anotaciones de empresas del Registro de Empresas y Sociedades deben ser suscritos con la firma electrónica avanzada de los constituyentes, socios o accionistas, o con la firma electrónica avanzada del notario que autoriza el acto, si es que estos no contaran con su propia firma electrónica avanzada.
Tampoco puede usarse la firma electrónica cuando la ley sobre firma electrónica u otras leyes impidan el uso de ella, como en el caso en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico; cuando la ley requiere la concurrencia personal de alguna de las partes; en actos y contratos relativos al derecho de familia.
Es decir, en ciertos casos, la firma electrónica no reemplazará jamás la participación como ministro de fe que es atribución exclusiva de los notarios públicos y en otros casos, que finalmente constituyen la mayoría, las personas pueden optar por firmar sus documentos con firma electrónica o por medio de una firma autorizada por un notario público.
¿En qué consiste la función de un notario público?
Para diferenciar con claridad el rol que pueden cumplir las empresas que prestan servicios de firma electrónica como lo es MuySimple.cl y los notarios públicos, debemos entender cuales son las funciones de un notario público.
- Podemos señalar al respecto que los notarios públicos son ministros de fe pública, encargados de autorizar y guardar en su archivo los instrumentos que ante ellos se otorgan.
- Dar a las partes interesadas los testimonios que les pidan.
- Practicar el resto de las diligencias que la ley les encomienda.
- Extender los instrumentos públicos con arreglo a las instrucciones que, de palabra o por escrito, les dieren las partes otorgantes.
- Levantar inventarios solemnes.
- Efectuar protestos de letras de cambio y demás documentos mercantiles.
- Notificar los traspasos de acciones y constituciones y notificaciones de prenda que se les soliciten.
- Asistir a las juntas generales de accionistas de sociedades anónimas, para los efectos que la ley o reglamento de ellas lo exigieren.
- En general, dar fe de los hechos para que fueren requeridos y que no estuvieren encomendados a otros funcionarios.
- Además, en su función se les exige guardar y conservar en riguroso orden cronológico los instrumentos que ante ellos se otorguen, en forma de precaver todo extravío y hacer fácil y expedito su examen.
- Otorgar certificados o testimonios de los actos celebrados ante ellos o protocolizados en sus registros.
- Facilitar, a cualquiera persona que lo solicite, el examen de los instrumentos públicos que ante ellos se otorguen y documentos que protocolizan.
- Autorizar las firmas que se estampen en documentos privados, sea en su presencia o cuya autenticidad les conste y las demás que les encomienden las leyes.
Los notarios son considerados como auxiliares de la administración de justicia.
¿Cuáles son los requisitos para ser notario?
Para ser notario público, los interesados deben ser:
- Chilenos.
- Contar con título de abogado.
- No estar inhabilitados para ejercer cargos públicos.
Si bien, los notarios públicos son nombrados por el Presidente de la República, deben ser previamente propuestos por la Corte de Apelaciones correspondiente al territorio donde se encuentran.
Finalmente, la respuesta a la pregunta:
¿Por qué MuySimple.cl no es una notaría? resulta sencilla.
MuySimple.cl no es una notaría, porque:
- No está constituída legalmente como tal.
- No tiene un notario público designado de conformidad a la ley que se desempeñe en ella como ministro de fe y por lo tanto, no tiene ninguna de las atribuciones legales con las que se dota a los ministros de fe denominados notarios públicos.
Por el contrario, MuySimple.cl es una alternativa para la firma de documentos legales, por medios electrónicos, que goza del respaldo de la Ley Nº 19.799, y permite a las personas una opción distinta de firmar documentos en notarías, salvo las excepciones que ya hemos mencionado.
En conclusión MuySimple.cl no es ni puede llegar a ser una notaría.
Artículo elaborado por Mauricio Caussade Goycoolea, abogado, Unidad Jurídica MuySimple.cl
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