Cómo tramitar un domicilio virtual y cuál es su función

¿En qué consiste un domicilio, dirección u oficina virtual? 

El domicilio, dirección u oficina virtual es el lugar o lugares que una persona, natural o jurídica, usa o designa, para contactarse con otras personas, a través de Internet o usando cualquier otro medio que ofrece la tecnología actual o futura. 
 

¿Quiénes pueden tener un domicilio, dirección u oficina virtual?

Inicialmente, las oficinas o domicilios virtuales fueron ideadas para empresas que inician su camino y no cuentan con muchos recursos. No obstante, favorecidos por el uso de la tecnología, cada día más empresas han adoptado esta modalidad, en particular aquellas que no requieren un espacio fijo constantemente. 

Especificamente esta modalidad es usada por las empresas que realizan actividades informáticas, ya sea de desarrollo de sistemas o bien de plataformas tecnológicas, hablando de servidores, comunicaciones, etc. 

De cubrir una necesidad de empresas que están iniciando su negocio, ha pasado a posicionarse como una opción más flexible y menos costosa.
 

¿Cuál es la función de un domicilio, dirección u oficina virtual? 

Se refiere a una compañía que puede no tener una ubicación fija, pero que funciona como una unidad para proporcionar productos y servicios a los clientes. 

Un domicilio, dirección u oficina virtual es un espacio al que se delegan las tareas administrativas, legales y jurídicas de una empresa. 

Estos lugares son usualmente utilizados por pequeñas y medianas empresas dedicadas a servicios, que desean ahorrarse los costos de una oficina física o por emprendedores que utilizan espacios de forma esporádica y empresas transnacionales que quieren reducir sus gastos operacionales.

Los servicios que ofrecen mayoritariamente las oficinas virtuales incluyen el poder contar con una persona, para recibir las cartas, atender llamadas, tomar recados, entre otros.  Se basa en gran medida en Internet y ofrece distintos servicios:

• Domicilio o dirección tributario, 

Sirve para iniciar actividades ante el Servicio de Impuestos Internos (SII), conjuntamente con la creación de algún emprendimiento o el desarrollo de cualquier tipo de actividad comercial o profesional. 

Además, en caso de necesitar documentos para ventas o servicios como boletas, guías de despacho o facturas, éstos podrán timbrarse una vez validada la dirección tributaria. 

Una vez realizado el Inicio de actividades, la dirección tributaria también servirá para obtener la patente municipal. Se trata entonces del domicilio registrado, donde el SII puede notificar en forma presencial, por carta o por cédula. 

Al registro del domicilio tributario se puede agregar un domicilio postal, que corresponde a un correo o un apartado postal, donde se podrá recibir las notificaciones del SII.

• Domicilio o dirección comercial: 

Se trata del domicilio que se facilita como contacto de los clientes y permite recibir correspondencia. Puede no ser lo mismo que la dirección tributaria o legal. 

En la práctica, se asigna número único a la empresa que puede facilitarse a los clientes, de modo que cuando llama al número, una persona responde corporativamente por la empresa, toma el recado y lo envía a través de un correo electrónico o la llamada se reenvía a un número de celular o teléfono fijo.
 

¿Cómo se obtiene un domicilio, dirección u oficina virtual? 

El mercado nacional ofrece diversas alternativas y a distintos precios, a través de empresas que se dedican a ofrecer estos servicios.

En la práctica se suscribe un contrato de arrendamiento y se paga un canon anual o mensual por este servicio.
 

¿Qué ventaja tiene un domicilio, dirección u oficina virtual?

Esta alternativa puede favorecer el aumento de la productividad de un emprendimiento, ya que se tiene más tiempo para trabajar en lugar de viajar y evita los desplazamientos. 

Por otro lado, permite tener presencia o sedes en distintas ciudades e incluso países

¿Qué ha dicho el Servicio de Impuestos Internos sobre estos domicilios o direcciones virtuales? 

Mediante la Circular N°31 de 2007, el SII impartió instrucciones sobre la forma de cumplir con las obligaciones de solicitar la Inscripción en el Registro del Rol Único Tributario y dar Aviso de Inicio de Actividades. 

Al respecto señala que para obtener RUT y/o presentar una declaración de Inicio de Actividades, el contribuyente debe registrar como domicilio aquel que coincida con el lugar donde realice la actividad principal del negocio o giro. 

En este sentido se debe entender que el domicilio virtual no constituye un domicilio hábil para los efectos de inscripción en el Rol Único Tributario y Declaración de Inicio de Actividades del contribuyente, así como tampoco para la emisión de facturas y otros documentos tributarios; sin perjuicio que pueda constituirse como domicilio válido para efectos de las notificaciones, según lo establecido en el artículo 13 del Código Tributario. 

Por la naturaleza de los servicios del contribuyente, la oficina virtual “sea efectivamente el lugar donde realice su actividad principal

Como puede apreciarse entonces, e independientemente de los términos contractuales fijados entre las partes, este Servicio sólo ha admitido la posibilidad que el arrendatario utilice como domicilio para fines tributarios la dirección de una “oficina virtual” si en esa oficina desarrolla efectivamente la actividad principal del negocio o giro que declara.

Es decir, cuando los servicios que constituyen la actividad principal del contribuyente, por su naturaleza intangible, “puedan ser realizados desde dicha oficina” sin necesidad de contar con mayores instalaciones.
 

Artículo realizado por: Mauricio Caussade G. Abogado en MuySimple.cl
 

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